科技檔案整理方法和步驟

1、歸檔文件材料的整理,一、概述 1、歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 2、歸檔文件的整理方法：按卷整理（2000年之前）和按件整理（2001年之后）兩種方法 3、標準依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則 》(中華人民共和國行業(yè)標準 DA/T 22-2000 國家檔案局2000年12月6日批準，2001年1月1日實施),4、件：歸檔文件的整理

2、單位。 1、文件正文與定稿為一件。2、正文和附件為一件。3、原件與復印件為一件。如傳真和復印件。4、來文與復文為一件。如請示與批復、報告與批示等。5、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。6、正文與文件處理單、擬辦單、領導簽批單等為一件。 7、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。8、一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。如果文件太多可集中排列，作多件來處理。9、干部職工調(diào)動

3、通知書、黨員關(guān)系介紹信、存根，以一人為一件或幾人為一件。10、文件的中文與外文為一件，文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。,5、歸檔文件整理：將收集齊全完整的歸檔文件進行鑒定，以件為單位進行裝訂、劃分保管期限、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架排列，使之有序化的過程。 　 6、整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 7、質(zhì)量要求： （1）歸檔文件應齊全完整。已破損的文件

4、應予修整；字跡模糊或易退變的文件應予復制。 （2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。,二、歸檔文件整理的步驟 收集→鑒定→裝訂→劃分保管期限→分類→排列→編號→編目→裝盒→上架排列,（一）文件材料的收集 1、本單位工作中形成的文件材料 2、上級單位下發(fā)的文件材料 3、不相隸屬單位之間抄送的文件材料 4、下級單位上報的文件材料 （二）文件材料的鑒定

5、 主要是對收集的文件材料進行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，剔除沒有保存價值的文件材料。,文件材料的歸檔范圍： 凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。 1、反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作具有利用價值的文件材料； 2、工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料； 3、本單位需要貫徹執(zhí)行的

6、上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料； 4、其他對本單位工作具有查考價值的文件材料。,不屬于歸檔范圍的文件材料： 1、上級下發(fā)的文件材料中，普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； 2、本單位文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，不需辦理的一般性電話記錄，單位內(nèi)部互

7、相抄送的文件材料，本單位負責人兼任外單位職務形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； 3、同級單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； 4、下級單位上報的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報的文件材料等。,（三）裝訂　　歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文

8、在前，來文在后。,,裝訂方法： 1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。 2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。 3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用“三孔一線”選擇粗細適中的棉線進行裝訂，要求左、下側(cè)對齊。 4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已嚴密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以

9、不拆除。,,（四）劃分保管期限 1、永久 2、定期：30年、10年 《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令，2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過，12月28日公布起施。）,,永久保管的文件材料：1、本單位的黨組、黨委、行政工作會議的記錄2、本單位的各項工作計劃、總結(jié)、責任制、大事記、年鑒、規(guī)章制度3、本單位召開的重要會議材料4、本單位制發(fā)的方針、政策性和規(guī)范性文件5、本單位的

10、機構(gòu)演變、啟用、人事任免和獎懲文件6、本單位的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、撫恤工作文件7、本單位干部職工、黨員花名冊和統(tǒng)計年報8、本單位簽定的合同、協(xié)議文件9、本單位重要的請示、報告、批復文件10、上級單位或領導對本單位的重要批示11、上級下發(fā)需本單位貫徹執(zhí)行的重要文件,,定期（30年）保管的文件材料：1、本單位制發(fā)的一般性的文件2、半年、季度工作計劃、總結(jié)、報告3、本單位內(nèi)部科室的工作報告、計劃、總結(jié)4、上級單

11、位發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件5、下級單位報來的年度計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表6、本單位編印的刊物7、本單位的重要典型、匯報材料定期（10年）保管的文件材料：1、本單位一般事務性、臨時性的文件2、本單位每月的工作安排3、上級發(fā)來的有價值的普發(fā)性文件4、單位之間協(xié)商工作的來往文書,（五）分類,1、年度分類法2、問題分類法3、保管期限分類法,1、保管期限－年度－問題分類法此時分類方案為：永久：2009年黨務類、政務類、勞動人事

12、類、業(yè)務類…　　　2010年黨務類、政務類、勞動人事類、業(yè)務類…30年：2009年黨務類、政務類、勞動人事類、業(yè)務類…　　　2010年黨務類、政務類、勞動人事類、業(yè)務類…10年：2009年黨務類、政務類、勞動人事類、業(yè)務類…　　　2010年黨務類、政務類、勞動人事類、業(yè)務類…,2、保管期限－年度分類法此時分類方案為：永久：2009年、2010年、2011年……30年：2009年、2010年、2011年……10年：200

13、9年、2010年、2011年……,一般機關(guān)文件材料分類綱目,一、黨務類1.黨組（委）會議記錄、會議紀要2.黨組（委）民主生活會議記錄3.黨員大會、支部會議記錄、材料4.黨組（委）工作計劃、總結(jié)5.黨組（委）決議、規(guī)定、報告等6.領導講話、批示等7.評選、獎懲材料8.黨員管理9.黨組織關(guān)系介紹信10.黨組織、黨員統(tǒng)計報表、名冊11.其它（黨務宣傳包括理論學習、黨員培訓、精神文明建設等、紀檢監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)工作包括民主黨派、

14、宗教、僑務等、群團工作包括工會、共青團、婦聯(lián)及其他社團組織）,二、政務類1.綜合性工作會議材料2.行政辦公會議記錄、紀要3.一般工作會議、專題會議材料4.本單位工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)5.領導講話、批示6.上級機關(guān)、領導檢查、視察形成的材料7.上級對本單位的獎懲材料8.上級機關(guān)制發(fā)的、需要本單位貫徹執(zhí)行的材料9.本單位制發(fā)的政策、法規(guī)性文件材料10.本單位的請示與上級的批復11.下級單位的請示與本單位的批復12.本單

15、位制發(fā)的一般性工作文件13.人大代表建議、政協(xié)提案辦理材料14.工作制度、大事記15.工作信息、簡報16.機要、保密、檔案、信訪、統(tǒng)計等材料17.其它（教育培訓、財務審計、計劃生育、安全保衛(wèi)（治安、消防、法律事務等）、后勤福利（房產(chǎn)、土地、車輛、綠化、水、電、暖等）、對外交流（出國、外出考察、接待來訪等）,三、勞動人事類1.機構(gòu)設置、人員編制、名稱更改、印信啟用和作廢材料2.人事任免、獎懲材料3.干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、職稱

16、評聘、干部任免、調(diào)配、辭職等材料4.離退休、死亡、撫恤等材料5.人事考核材料6. 行政關(guān)系介紹信7. 干部、職工統(tǒng)計報表、花名冊8. 工資定級、晉級、調(diào)資、統(tǒng)計報表等9. 其它四、業(yè)務類1. ……………2. ……………3. ……………,（六）排列　　歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 （七）編號歸檔章,,（八）編目,,,（九）裝盒

17、 裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限條件下，裝滿盒為止。不同年度不同保管期限的檔案不能裝在一個盒內(nèi)。 歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。,,,,,,（十）上架排列 歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊的填寫后，即可將整理好的檔案排列上架。檔案上架排列方法應與分類方案一致，排列的順序從上到下，從左到右。,,檔案的