第一章 物業(yè)部-寫(xiě)字樓組制度及崗位職責(zé)

1、第一章物業(yè)部－寫(xiě)字樓組制度及崗位職責(zé)一、部門(mén)概況物業(yè)管理部是物業(yè)部屬下之一分部，主要負(fù)責(zé)中信廣場(chǎng)之辦公大樓、商場(chǎng)、地庫(kù)、外圍、廣場(chǎng)保潔、廣場(chǎng)綠化、及郵件的處理，協(xié)助舉辦商場(chǎng)推廣活動(dòng)，整個(gè)廣場(chǎng)日本人事務(wù)及接待相關(guān)單位對(duì)本廣場(chǎng)之訪查。整個(gè)部人員雖少，但負(fù)責(zé)之事務(wù)較為繁重，在整個(gè)管理處的日常工作中起較為重要之作用，本部工作表現(xiàn)之好壞直接影響整個(gè)廣場(chǎng)之聲譽(yù)起到舉足輕重之作用。二、部門(mén)職責(zé)簡(jiǎn)述1.物業(yè)經(jīng)理直屬上司：總物業(yè)經(jīng)理職責(zé)范圍：1.1主持物

2、業(yè)部的全面工作，直接分管日常管理部、保安部、公寓樓組、會(huì)所的工作，并行使管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)的職能。1.2積極配合總物業(yè)經(jīng)理所作的決定或工作安排，保證公司的方針、制度的貫徹和落實(shí)。1.3提交物業(yè)部每年之管理預(yù)算、工作報(bào)告及各類(lèi)報(bào)表。1.4檢查各部門(mén)的管理者的工作表現(xiàn)并定期作出評(píng)估。1.5定期巡視廣場(chǎng)內(nèi)各項(xiàng)工作，并提出改進(jìn)意見(jiàn)。1.6跟進(jìn)管理上的各項(xiàng)投訴及處理結(jié)果，協(xié)調(diào)公司內(nèi)各部門(mén)的工作關(guān)系達(dá)致良好。1.7與政府有關(guān)部門(mén)建立良好的溝通渠道。1

3、.8協(xié)助總物業(yè)經(jīng)理完成其它工作。2.副物業(yè)經(jīng)理直屬上司：物業(yè)經(jīng)理職責(zé)范圍：2.1草擬管理部每年之管理預(yù)算計(jì)劃及總結(jié)。2.2與會(huì)計(jì)部保持聯(lián)系并監(jiān)察日常之營(yíng)運(yùn)開(kāi)支，督促做好租金及管理費(fèi)之追收。2.3與工程部保持聯(lián)系并協(xié)調(diào)處理保養(yǎng)事宜。2.4與保安部加強(qiáng)協(xié)調(diào)，確保物業(yè)范圍之安全。2.5處理有關(guān)管理上之投訴。2.6監(jiān)管及領(lǐng)導(dǎo)屬下員工之培訓(xùn)工作，及定期對(duì)屬下員工進(jìn)行評(píng)估。2.7審核每月員工值勤表。2.8監(jiān)管及領(lǐng)導(dǎo)屬下員工紀(jì)律及工作效率。2.9處理

4、日常管理事項(xiàng)，包括如下幾點(diǎn)：2.9.1辦公樓、商場(chǎng)及停車(chē)場(chǎng)之管理。2.9.2園藝之監(jiān)管。2.9.3清潔之監(jiān)察。2.9.4政府部門(mén)之聯(lián)系。2.9.5日常信函及通告之草擬。2.9.6客戶(hù)之關(guān)系。3.物業(yè)經(jīng)理秘書(shū)直屬上司：物業(yè)經(jīng)理職責(zé)范圍：3.1電腦打字及存檔（包括機(jī)密文件）。3.2將所有事件提出給物業(yè)經(jīng)理注意。3.3處理外來(lái)電話。6.推廣主任直屬上司：副物業(yè)經(jīng)理職責(zé)范圍：6.1處理商場(chǎng)之推廣活動(dòng)；6.2與發(fā)展商緊密聯(lián)系有關(guān)商場(chǎng)之推廣事宜；6

5、.3處理有節(jié)日之裝飾及推廣；6.4計(jì)劃及推廣商場(chǎng)之形象；6.5對(duì)外傳媒之聯(lián)系；6.6處理客戶(hù)要求租用燈箱及商場(chǎng)大堂事宜；6.7與其他部門(mén)協(xié)調(diào)以確保推廣活動(dòng)順利進(jìn)行；6.8跟進(jìn)及與廣告公司協(xié)調(diào)，定期出版物業(yè)通訊刊物；6.9處理省市政府及有關(guān)系單位到要廣場(chǎng)之參觀申請(qǐng)；6.10跟進(jìn)廣告公司有償使用廣場(chǎng)外景之拍攝。7.聯(lián)絡(luò)主任直屬上司：副物業(yè)經(jīng)理職責(zé)范圍：7.1處理外國(guó)人（日本人）客戶(hù)之咨詢(xún)及投訴；7.2與工程部聯(lián)系及跟進(jìn)對(duì)外國(guó)（日本人）客戶(hù)之

6、維修問(wèn)題；7.3處理日常管理事宜及副物業(yè)經(jīng)理安排之額外任務(wù)；7.4草擬外文（日文）之通告及外國(guó)人（日本人）之來(lái)函信件之回復(fù)。8.物業(yè)助理（一）－日常管理直屬上司：物業(yè)主任（辦公樓商場(chǎng)）職責(zé)范圍：8.1每月巡邏確保管理區(qū)域內(nèi)設(shè)備設(shè)施清潔及保安事宜一切正常；8.2與工程部跟進(jìn)維修事項(xiàng)，及業(yè)戶(hù)的有償服務(wù)；8.3聽(tīng)接及處理客戶(hù)咨詢(xún)及投訴；8.4不斷更新客戶(hù)紀(jì)錄；8.5協(xié)助物業(yè)主任處理日常管理事宜；8.6處理交接班工作，每日書(shū)寫(xiě)工作記錄簿，將當(dāng)日

7、管理區(qū)域發(fā)生事項(xiàng)詳細(xì)記錄；8.7完成新單元的交收及二次裝修的辦理手續(xù)；8.8處理辦公室內(nèi)的文件存檔，定期檢查各項(xiàng)表格并及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充印刷，協(xié)助上級(jí)打印有關(guān)之通告及文件，管理辦公室內(nèi)之鎖匙、辦理裝修工人之出入證件、廣場(chǎng)之加時(shí)空調(diào)；8.9辦理整個(gè)廣場(chǎng)之電信業(yè)務(wù)，定期與電信局大客戶(hù)服務(wù)聯(lián)系，提供有關(guān)之電信信息予廣場(chǎng)各業(yè)戶(hù)，每月對(duì)申購(gòu)及售出電話線統(tǒng)計(jì)并做表格8.10為業(yè)戶(hù)訂造廣場(chǎng)水條及門(mén)牌，在每月底統(tǒng)計(jì)并做表格；8.11觀察廣場(chǎng)之綠化生長(zhǎng)情況，督