秘書(shū)工作的組織及管理

1、第六章 秘書(shū)工作的組織及管理,第一節(jié)　秘書(shū)工作系統(tǒng)的組織 第二節(jié) 秘書(shū)工作的運(yùn)行和管理,第一節(jié)　秘書(shū)工作系統(tǒng)的組織　　一、秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)　　秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)是指在組織內(nèi)部設(shè)立的專門(mén)承擔(dān)秘書(shū)工作職能的所有機(jī)構(gòu)的統(tǒng)稱。它是領(lǐng)導(dǎo)工作不可缺少的組成部分，是科學(xué)管理機(jī)關(guān)工作，保證各方面工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)并實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的組織保證。 　?。ㄒ唬┟貢?shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置　　 由于機(jī)關(guān)的管理職能和級(jí)別層次不同

2、，秘書(shū)機(jī)構(gòu)的名稱和設(shè)置情況也有所區(qū)別?！　≈醒牒褪?、部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般設(shè)置辦公廳。 中下層的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)（地、縣級(jí)機(jī)關(guān)），多數(shù)不設(shè)辦公廳，而設(shè)辦公室。,,,,,,,（二）秘書(shū)機(jī)構(gòu)設(shè)置要求　　秘書(shū)機(jī)構(gòu)是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)管理職能的重要條件，是實(shí)施科學(xué)管理的組織保障。 具體說(shuō)來(lái)，應(yīng)該符合下述要求：　?。?、因事設(shè)崗，講究精簡(jiǎn) 設(shè)置機(jī)構(gòu)必須考慮工作需要和便于高速運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，從領(lǐng)導(dǎo)工作實(shí)際需要和機(jī)關(guān)的具體情況出

3、發(fā)，就是因事設(shè)崗，而不是因人設(shè)崗。 其次，要簡(jiǎn)化層次，特別是減少不必要的中間層次，避免機(jī)構(gòu)重疊、人浮于事、效率低下的現(xiàn)象?！　?、合理分工、職責(zé)明確 設(shè)置機(jī)構(gòu)要體現(xiàn)有利于統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，又要體現(xiàn)機(jī)構(gòu)本身應(yīng)有的職能權(quán)限。 　　3、注重高效，精干務(wù)實(shí)，強(qiáng)兵為主 追求高效運(yùn)轉(zhuǎn)，是秘書(shū)工作的職責(zé)決定的。 　　綜上所述，秘書(shū)機(jī)構(gòu)的設(shè)置要求，實(shí)際上包括對(duì)秘書(shū)機(jī)構(gòu)和人員素質(zhì)、數(shù)量、職能、效率四個(gè)不同角度的要求。只要當(dāng)這些

4、因素都處于服務(wù)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基本要求。,,,,,二、秘書(shū)人員　　秘書(shū)人員，包括被冠以“秘書(shū)”職務(wù)和無(wú)此職務(wù)而從事秘書(shū)性工作的人員。他們是秘書(shū)工作系統(tǒng)中最具主動(dòng)性和最活潑的因素，對(duì)秘書(shū)工作的正常運(yùn)行起著決定性作用。　?。ㄒ唬┟貢?shū)人員的分類　?。薄穆殬I(yè)等級(jí)劃分，勞動(dòng)和社會(huì)保障部2003年修訂的《國(guó)家秘書(shū)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》，將秘書(shū)職業(yè)從低到高劃分為四個(gè)等級(jí)：五級(jí)秘書(shū)、四級(jí)秘書(shū)、三級(jí)秘書(shū)和二級(jí)秘書(shū)。秘書(shū)等級(jí)不同，其工作內(nèi)容、能力要求以及應(yīng)掌握的相

5、關(guān)知識(shí)分別有不同的規(guī)定。　　2、從工作性質(zhì)和職責(zé)劃分，有黨務(wù)秘書(shū)、行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、事務(wù)秘書(shū)、信訪秘書(shū)、外文秘書(shū)、會(huì)議秘書(shū)、文字秘書(shū)、法律秘書(shū)、醫(yī)學(xué)秘書(shū)、科研秘書(shū)、新聞秘書(shū)、外事秘書(shū)、教學(xué)秘書(shū)等。,秘　書(shū)　學(xué),第十三講,主講教師：婁淑華　　　　　　　　　　學(xué)時(shí)：32,3、從秘書(shū)的來(lái)源和服務(wù)對(duì)象劃分，有公務(wù)秘書(shū)和私人秘書(shū)。　　4、從秘書(shū)所任職務(wù)劃分，有秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任、秘書(shū)局長(zhǎng)、秘書(shū)處長(zhǎng)、秘書(shū)科長(zhǎng)、辦公室主任、辦事員、文書(shū)等。秘書(shū)

6、長(zhǎng)有中央、省、市級(jí)機(jī)關(guān)的秘書(shū)長(zhǎng)之分；辦公廳主任也有中央、?。ú浚┘?jí)之分；辦公室也有市（局）、縣級(jí)機(jī)關(guān)的辦公室主任之分?！　?、駐外使館的秘書(shū)人員分為一等秘書(shū)、二等秘書(shū)、三等秘書(shū)。一等秘書(shū)：使館中職位僅次于參贊的外交官，派遣國(guó)外交部派出。一等秘書(shū)掌握機(jī)要文件，從事外交活動(dòng)，協(xié)助使館大使參與外交事務(wù)活動(dòng)，享有外交特權(quán)和豁免。可以被介紹給駐在在國(guó)外交部長(zhǎng)，通常也被介紹給駐在國(guó)的國(guó)家元首；二等秘書(shū)：使館中職位詞語(yǔ)參贊的外交官；三等秘書(shū)：使館中

7、職位在隨員之上的外交官。,（二）秘書(shū)人員的配置　　 這是秘書(shū)工作正常運(yùn)行的基本條件。　　1、智能結(jié)構(gòu)比例要合理　　2、專業(yè)結(jié)構(gòu)比例要合理　　3、年齡結(jié)構(gòu)比例要合理

8、 （三）配置秘書(shū)實(shí)行的原則 １、適應(yīng)性原則 2、

9、職能性原則 3、類型性原則,,,,,,,,,,,三、秘書(shū)機(jī)構(gòu)責(zé)任人的配置　　符合以下條件：　?。ㄒ唬┓项I(lǐng)導(dǎo)干部的“四化”要求　　黨中央提出了培養(yǎng)和選拔領(lǐng)導(dǎo)干部，必須實(shí)行“四化”要求，即領(lǐng)導(dǎo)干部必須符合“革命化、年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化”的原則?！　。ǘ?yīng)當(dāng)與秘書(shū)機(jī)構(gòu)層次相適應(yīng)　

10、　在省、部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，秘書(shū)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配備分為兩種情況。一種是設(shè)辦公廳主任和副主任，領(lǐng)導(dǎo)辦公廳的工作；另一種是設(shè)辦公廳秘書(shū)長(zhǎng)和副秘書(shū)長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳工作。在中、下層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，秘書(shū)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的配置均與秘書(shū)機(jī)構(gòu)層次和名稱相適應(yīng)?！　。ㄈC(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)成員兼任秘書(shū)機(jī)構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)　　為了加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖和科學(xué)決策能夠得到貫徹執(zhí)行，在一些高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，秘書(shū)機(jī)構(gòu)的主要領(lǐng)導(dǎo)人，大都由直接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的某位領(lǐng)導(dǎo)人兼任。,,第二節(jié) 秘書(shū)工

11、作的運(yùn)行和管理,一、秘書(shū)工作的組織形式與工作方式　?。ㄒ唬┟貢?shū)工作的組織形式　　集中形式與分工形式兩種類型?！　?、集中形式　　即秘書(shū)工作的各項(xiàng)內(nèi)容全部集中到辦公室來(lái)進(jìn)行。　　2、分工形式　　即將秘書(shū)工作的內(nèi)容按照工作環(huán)節(jié)和工作性質(zhì)劃分為若干部分，分別交給有關(guān)部門(mén)運(yùn)作完成。,秘　書(shū)　學(xué),第十四講,主講教師：婁淑華　　　　　　　　　　學(xué)時(shí)：32,（二）秘書(shū)工作的方式,,1、專項(xiàng)分工制,3、專項(xiàng)分工與值班混合,4、臨時(shí)交辦制,2

12、、值班制,二、秘書(shū)工作的管理體制　　我國(guó)秘書(shū)工作的管理體制，實(shí)行塊塊領(lǐng)導(dǎo)為主，條條指導(dǎo)為輔，條塊結(jié)合的形式。這樣的管理體制與其他很多方面的領(lǐng)導(dǎo)與管理體制是不同的。,,,,,（一）以塊塊領(lǐng)導(dǎo)為主　　所謂塊塊領(lǐng)導(dǎo)，是指秘書(shū)工作要接受所屬單位的領(lǐng)導(dǎo)?！　槭裁匆詨K塊領(lǐng)導(dǎo)為主呢？主要理由如下：　　第一，秘書(shū)工作于本單位領(lǐng)導(dǎo)工作密切相關(guān)。　　第二，秘書(shū)工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，服務(wù)質(zhì)量只有本單位領(lǐng)導(dǎo)最清楚。 　　第三，古今中外，秘書(shū)機(jī)

13、構(gòu)和秘書(shū)人員都從屬于它所服務(wù)的機(jī)關(guān) 。 （二）以條條指導(dǎo)為輔　　所謂條條指導(dǎo)，是指上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)實(shí)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。但是，這種指導(dǎo)作用與塊塊領(lǐng)導(dǎo)相比是出于輔助地位的。　 有了塊塊領(lǐng)導(dǎo)，為什么還要實(shí)行條條指導(dǎo)呢？我們知道，秘書(shū)機(jī)構(gòu)盡管在級(jí)別、規(guī)模上有很大的區(qū)別，但是，無(wú)論什么樣的機(jī)關(guān)，秘書(shū)工作性質(zhì)、內(nèi)容、職能基本上是相同的。　　總之，我國(guó)秘書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)與管理體制，實(shí)行塊塊領(lǐng)導(dǎo)為主，條條指導(dǎo)為輔，

14、條塊結(jié)合的形式，從根本上說(shuō)，實(shí)行這種體制，有利于充分發(fā)揮秘書(shū)工作的作用和體現(xiàn)秘書(shū)工作的價(jià)值，能夠保證秘書(shū)工作更好地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。,,,,,,,秘　書(shū)　學(xué),第十五講,主講教師：婁淑華　　　　　　　　　　學(xué)時(shí)：32,三、秘書(shū)工作的管理措施與制度　　（一）秘書(shū)工作的管理措施　　秘書(shū)工作事關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作影響很大。 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必須在宏觀方面加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，確保秘書(shū)工作按照

15、領(lǐng)導(dǎo)工作的目標(biāo)運(yùn)行而不發(fā)生偏差。在微觀方面，應(yīng)當(dāng)采取必要的管理措施，以便高質(zhì)量、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。　　 １、對(duì)秘書(shū)宏觀方面的管理要求　　（1）堅(jiān)持正確的政治方向，在思想上、政治上同黨中央保持高度一致。 （２）遵守工作紀(jì)律，全心全意為人民服務(wù)。 （３）樹(shù)立謙虛謹(jǐn)慎的優(yōu)良作風(fēng) （４）嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密。 （５）嚴(yán)格秘書(shū)人員的調(diào)配制度。 （６）加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員

16、的領(lǐng)導(dǎo)和管理。,,,,,,,,,2、對(duì)秘書(shū)微觀方面的管理要求　?。?）分級(jí)管理與直接領(lǐng)導(dǎo)相結(jié)合。 　?。?）實(shí)行嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。 　?。?）實(shí)行明確的目標(biāo)管理。 　?。?）實(shí)行交接班制度。 　?。?）把好人才素質(zhì)關(guān)。,,（二）秘書(shū)工作的管理制度 秘書(shū)工作的管理制度是指秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)遵守的所有的行為規(guī)范和工作準(zhǔn)則的統(tǒng)稱。這是保證秘書(shū)工作正常運(yùn)行的不可缺少的條件。 　 秘書(shū)工作管理制度可以分為以下幾類：　 1、

17、具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的法規(guī)。例如：《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》以及信訪、印章管理方面的規(guī)章制度?！?2、工作程序性質(zhì)的規(guī)章制度。例如：《打字員工作程序》等,,,,,,,3、工作標(biāo)準(zhǔn)類的規(guī)章制度。例如：《打字員工作標(biāo)準(zhǔn)》　　4、崗位責(zé)任制度。例如：《秘書(shū)處處長(zhǎng)職責(zé)》、《保密室工作守則》等?！　?、工作環(huán)境操作規(guī)范。例如：《收發(fā)文登記制度》、《文

18、件校對(duì)制度》　　6、獎(jiǎng)懲類的制度。例如：省委辦公廳的《機(jī)要通信人員獎(jiǎng)懲制度》等。 制定秘書(shū)規(guī)章制度過(guò)程中，要注意一下問(wèn)題：　　1、主義規(guī)章制度的系統(tǒng)一致性，符合有關(guān)方針政策、法規(guī)精神和上級(jí)有關(guān)的有關(guān)規(guī)定，與之保持一致?！　?、主義制度的嚴(yán)密可行，要認(rèn)真推敲制度內(nèi)容和文字表達(dá)質(zhì)量，確保周密?chē)?yán)謹(jǐn)，行之有效。3、主義制度的簡(jiǎn)明精確、條理清晰、便于理解和執(zhí)行?！　?、維護(hù)制度的穩(wěn)定性。已經(jīng)頒布就要在一定時(shí)間內(nèi)保持