會計檔案管理辦法講解

1、2016年會計檔案管理辦法,劉建中,《會計檔案管理辦法》講解,2,3,會計檔案與會計核算工作息息相關，是會計工作的重要組成。 會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，是單位預算和財務收支計劃的重要依據，也是經濟建設中寶貴的信息資源。,為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現代化管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字〔19

2、98〕32號）進行了修訂，2015年12月11日以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，于2016年1月1日起施行。,《會計檔案管理辦法》講解,一、《會計檔案管理辦法》的背景二、《會計檔案管理辦法》的修訂過程三、《會計檔案管理辦法》的修訂內容,5,一、《會計檔案管理辦法》的背景,一是適應信息化發(fā)展的客觀要求。會計電算化已基本普及、會計電算化迅速發(fā)展，客觀要求對產生的電子數據直接作為檔案進行保存，以實現全面的信

3、息化，提供工作效率。 二是適應檔案管理的新規(guī)定、新要求。國家檔案部門對檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀作出了一系列新的規(guī)定。會計檔案作為檔案的一個重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。 三是原《管理辦法》的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強，需要予以修訂、完善。(其他檔案、法律法規(guī)——民事案20年、資產存續(xù)期、以人為本、反腐),6,《會計檔案管理辦法》講解,一、《會計檔案管理辦法》的背景二、《會計檔案管理辦法》的修訂

4、過程三、《會計檔案管理辦法》的修訂內容,7,二、《會計檔案管理辦法》的修訂過程,1.從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作； 2.2013-2014年財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。隨著試點工作的穩(wěn)步推進，電子發(fā)票相關政策的逐步完善，

5、2014年財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見，形成了《會計檔案管理辦法（修訂草案）》。 3.2015年9月財政部、國家檔案局組織有關專家集中研究討論《會計檔案管理辦法（修訂草案）》，最終形成新《管理辦法》。,8,《會計檔案管理辦法》講解,一、《會計檔案管理辦法》的背景二、《會計檔案管理辦法》的修訂過程三、《會計檔

6、案管理辦法》的修訂內容,9,三、《會計檔案管理辦法》的修訂內容,新《會計檔案管理辦法》分為正文和附表。 正文共31條，對《會計檔案管理辦法》的制定宗旨、法律依據，會計檔案的管理體制、定義和范圍，電子會計檔案管理要求，會計檔案的移交、利用、銷毀，會計檔案在各單位之間的交接，會計檔案出境管理等進行了全面規(guī)范。 附表包括《企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表》和《財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表》，

7、兩張表明確了各類會計檔案的最低保管期限。,10,三、《會計檔案管理辦法》的修訂內容,1.完善了會計檔案的定義范圍2.規(guī)范了電子會計檔案的管理3.延長了會計檔案的保管和移交期限4.完善了會計檔案的銷毀程序5.明確了會計檔案的出境要求,11,1.完善了會計檔案的定義范圍,1998年版本第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。,2015年版本第三條 本辦法

8、所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。,12,1.完善了會計檔案的定義范圍,第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。,會計檔案

9、是由會計資料有條件地轉化而來的①計檔案是辦理完畢的會計資料②會計檔案是具有保存價值的會計資料③會計檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計資料,①外部接收取得的會計資料是指所記載內容需要從單位外部取得的、能夠證明經濟事項實際發(fā)生的會計資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據、消費清單等②內部直接形成的會計資料是指單位在會計核算過程中產生的會計資料，主要是記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及

10、其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財務會計報告等,1.完善了會計檔案的定義范圍,第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。,(1)電子會計檔案的來源是計算機等電子設備，即電子會計檔案是以計算機等電子信息設備為載體形成和處理的電子會計信息(2)電子會計檔案的形成、辦理、傳

11、輸等環(huán)節(jié)是通過計算機等電子設備為載體進行的；(3)電子會計檔案最終可以存儲、保管在本地計算機等電子設備、設施，也可以存儲在第三方提供的云存儲空間。強調了電子會計檔案的原生性，即是通過計算機等設備形成的，以區(qū)別于將紙質會計檔案掃描形成的數字化副本。,[案例1]關于對會計檔案的理解,某企業(yè)由于檔案庫房存儲空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財務部門接收會計檔案。對此，企業(yè)會計人員張某向財務部主任李某請示如何處理。財務部主任李某指出，

12、這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執(zhí)行會計檔案管理的相關規(guī)定。 顯然，該企業(yè)財務部主任李某的說法是錯誤的。是否屬于會計檔案應當滿足的是會計檔案的定義，而不論其存放地點,15,[案例2]關于對電子會計檔案的理解,某企業(yè)實行財務共享服務后，為實現異地集中核算目的，會計核算均以原始憑據（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據進行日常賬務處理，同時對

13、原始憑證和合同的紙質原件進行歸檔保存。新會計檔案管理辦法頒布后，該企業(yè)負責人對會計人員說，新辦法將電子會計檔案納入會計檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。 該企業(yè)負責人的說法是錯誤的。 電子會計檔案必須滿足通過計算機等電子設備載體形成、處理和傳輸的會計資料。而本例中，原始憑證等屬于電子掃描件形成的，不屬于通過計算機形成的，容易篡

14、改，所以不能把掃描件作為電子會計檔案，但可以作為會計核算的依據。所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應同時保存原始憑證和合同的紙質原件。,16,1.完善了會計檔案的定義范圍,2015年版本第六條 下列會計資料應當進行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行

15、存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。,17,1.完善了會計檔案的定義范圍,第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不使用本辦法。以下不屬于會計檔案：,1、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》屬于財務工作文件材料包括：財務管理制度、規(guī)定、辦法、總結；財務管理工作計劃、報告、通知；固定資產新增、報廢、調撥

16、文件資料；生產財務和成本核算文件材料；資金管理、價格管理、會計管理文件材料；本企業(yè)稅務登記、交納、減免、返還等工作文件材料；本企業(yè)經營盈虧情況報告、報表（含重要的、一般的）；本企業(yè)財務預決算報告。屬于審計工作文件材料包括：審計工作制度、總結；審計意見、審計報告、專項審計通知、報告、批復、結論、調查與證明等文件材料；審計工作方案、計劃、報告、紀要等。2、《機關文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》包括：機關財務預算、年度和年度以上計劃屬于文書

17、檔案范圍,1.完善了會計檔案的定義范圍,新增內容1.納稅申報表，是納稅人依照稅務部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內容完成納稅申報程序的相關表格，是單位進行稅款申報繳納和會計核算的重要原始憑據，屬于具有保存價值的會計資料。原《管理辦法》沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。新《管理辦法》明確將納稅申報表明確列入會計檔案范圍。2.會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中

18、應當形成，且具有永久保存價值的重要資料，應納入歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應包含以下內容：（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入銷毀檔案的數據和主要內容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。,19,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,第七條—電子會計檔案的載體——計算機、網絡通信第八條—電子會計檔案滿足的條件第九條—電子簽名滿足的條件,20,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,第

19、七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。——載體 利用計算機、網絡通信技術，簡而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨立功能的多臺計算機或終端及其附屬設備，用通信設備和通信線路連接起來，配以相應的檔案管理軟件，實現檔案資源的共享。 不局限于傳統(tǒng)模式下通過實體檔案實現對檔案工作的技術性管理，而是前移至文件的形成階段，逐步實現對會計檔案全生命周期的管理。 區(qū)別與原《辦法》“具備采用磁

20、帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報備,21,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：——成為電子會計檔案的條件 （一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸； （二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有

21、效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序； （三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系； （四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改； （五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的

22、影響； （六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。 第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。,22,第八條及第九條分別對單位內部形成和外部接收的電子會計資料實行無紙化歸檔進行了規(guī)范。 在實務中應用本條規(guī)定時，各單位應首先全面梳理和細化本單位屬于

23、歸檔范圍的會計資料，再依照本條標準進行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉換成紙面形式,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,1．形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。強調：一是電子會計資料的來源要真實有效，二是電子會計資料產生與傳遞的全過程不能脫離計算機等電子設備，不能有人為干預從而導致會計信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。,23,原始憑證：內部——內嵌符合單位授權審批管理制度的審批流程

24、 外部——本單位的信息系統(tǒng)與外部機構（銀行、稅務部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯，利用接口傳輸或電子郵件記賬憑證——凡是由會計核算軟件根據設定規(guī)則自動生成或由會計人員在會計核算軟件中直接編制的記賬憑證，均可視為符合本項條件,第一，將紙質會計資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質會計資料，電子文件僅可作為數字副本歸檔保存。第二，如電子會計資料的生成方、發(fā)送方來源不可靠或不具有權威性，

25、不得僅以電子文件歸檔。,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,２．使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序。,24,核心會計軟件，是電子會計檔案歸檔的重要信息系統(tǒng)，能夠生成會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計資料,一是會計資料要以會計人員可以理解的形式呈現，而不能是單純的計算機代碼和純數據；二是呈現的方式應當符

26、合會計領域約定俗成的內容和格式，而不能是體現特殊業(yè)務邏輯的內容格式。,會計核算系統(tǒng)應當具有提供導出電子會計檔案的接口，會計檔案的存儲格式要符合國家標準歸檔格式。,是對電子會計檔案在形成過程中所采取的風險控制手段。——自動生成的會計檔案，已伴隨著審核和控制，可視為自動審核；——其它手工編織的會計憑證或涉及人工干預的，應設定必要的審簽程序,電子會計檔案存儲格式的選擇和確定方案,（1）數據庫記錄電子文件、文字處理系統(tǒng)形成的電子文件一般選用

27、版式為歸檔存儲格式；版式存儲格式按照《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47）的原則確定；符合DA/T47要求的版式電子文件存儲格式標準較多，應首先選擇具有國內自主知識產權的標準，在確無國內自主知識產權的標準的情況，可選擇國外開放的格式標準。有些企業(yè)對電子檔案具有統(tǒng)計分析要求，可采用版式、XML兩種格式同時存儲的方式進行，也可將具有統(tǒng)計需求的字段值存儲為擴展元數據。當前采用較多的版式文件存儲格式主要為PDF格式。有關要求可參考《文

28、獻管理 長期保存的電子文檔文件格式 第一部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用》（GB/T23286.1-2009）,也可參考《文獻管理 可移植文檔格式第1部分：PDF1.7》（GB/T320106.1-2015）。,電子會計檔案存儲格式的選擇和確定方案,,（2）圖像電子文件的歸檔存儲格式可根據DA/T47的原則和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）的規(guī)定，并參照《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32的要求確定。

29、（3）圖形類電子文件的歸檔存儲格式可根據DA/T47的原則和GB/T 18894的規(guī)定，并參照DA/T32的要求確定；其中，CAD（計算機輔助設計）系統(tǒng)形成的電子文件其源存儲格式標準一般不公開，此類電子文件歸檔時可采用源格式和交換文件格式同時存儲，以盡量減少長期可讀風險，交換文件格式可供選擇的有STEP、DXF等格式標準。（4）由于技術的進步，國家將不定期發(fā)布有關標準和規(guī)范。各單位應密集關注，盡可能采用國家規(guī)范的格式。電子文件在形成

30、時確實無法采用檔案管理要求的格式的，應在歸檔時轉換成符合檔案管理要求的格式進行歸檔。確實無法轉換的，應歸檔可供閱讀、顯示相關電子文件的軟件系統(tǒng)及其軟件運行需要的專用硬件。,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系。 電子檔案管理系統(tǒng)應具備以下功能：（1）系統(tǒng)配置管理功能——總體。包括分類方案管

31、理、檔號規(guī)則管理、保管期限管理等；（2）電子檔案管理功能——具體內容。包括采集、等級、分類、編目、命名等；（3）電子檔案安全管理功能——安全。包括身份認證、權限管理、跟蹤審計等；（4）系統(tǒng)管理功能——管理。包括系統(tǒng)參數管理、系統(tǒng)用戶、操作權限等；（5）各門類紙質檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質檔案同步編目、排序等；（6）紙質檔案數字化一級紙質檔案數字副本管理功。 電子檔案管理系統(tǒng)功能要求可參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》

32、（GB/T29194）。,27,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系。其核心要求是：電子會計檔案應脫離原生成系統(tǒng)進行歸檔保存。需要注意的是：第一，系統(tǒng)升級后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對原生成系統(tǒng)也應進行歸檔保存；涉及硬件設備更新換代可能無法繼續(xù)讀取以前生成的電子會計檔案的，還應將硬件設備進行保

33、存。第二，因系統(tǒng)運行維護需要而對原生成系統(tǒng)進行的備份，無論是在線的還是離線的，都不是真正意義上的歸檔保存。,28,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系。 建立電子會計檔案與其相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系，是指在電子檔案管理系統(tǒng)中調閱電子會計檔案可以準確定位對應紙質會計資料的歸檔

34、存放位置，反之，查閱紙質會計檔案時也可以利用關鍵信息查找電子會計檔案的內容，其目的是保證會計檔案的線索性和相互關聯性。如在實務中，可以使用“年份+電子記賬憑證號”或類似編碼規(guī)則形成標準條形碼，粘貼在相關聯的紙質原始憑證首頁，紙質原始憑證組卷、裝盒后，分別編制標準的檔號和盒號條形碼，在電子檔案管理系統(tǒng)中為電子記賬憑證與上述條形碼建立關聯關系，便于電子檔案與實體檔案之間相互檢索。,29,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,４．采取有效措施，防止

35、電子會計檔案被篡改。 檔案的本質屬性是原始記錄性，傳統(tǒng)的紙質會計檔案具有信息與載體完整不可分割的特點，并且修改后通常會留下痕跡。電子會計檔案可以在不同載體之間轉換存儲，在此過程中容易被篡改且難以被發(fā)現，因此，采用信息安全技術手段來保證它的真實性和完整性顯得尤為重要。 單位應采用技術和管理相結合的方式，保證電子文件在收集、移交、檢測、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過程中操作的不可抵賴性、數據存儲的完整性、用戶身份的真

36、實性，并妥善管理在運行過程中使用的密碼、密鑰等認證數據，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改。,30,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,５．建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。 建立電子會計檔案的備份制度是保證會計資料安全的基本要求。相對于紙質資料，電子資料存在更多的滅失風險因素，易受高溫、潮濕、電磁、劇烈震動等影響而失效。電子檔案管理系統(tǒng)的備份應當依照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》（DA/T 5

37、6）進行。需要指出的是，“有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響”對單位的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對會計資料存儲設備的物理保護措施，防止無關人員對設備的接觸。對于一般規(guī)模較小的企業(yè)，特別是小微企業(yè)而言，這些條件一般是達不到的。小微企業(yè)要實行會計資料的無紙化管理，可以選擇采用大型會計軟件廠商提供的會計軟件云服務，以滿足上述要求。大型會計軟件廠商具有較強的實力和規(guī)模優(yōu)勢，一般具備完善的數據庫備份體系。另外，具備一

38、定規(guī)模的會計代理記賬機構也可能具備上述條件。,31,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理,６．形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。 新《管理辦法》規(guī)定保管期限為永久的會計資料必須以紙質形式歸檔保存，如年度財務會計報告、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書等。各單位自行鑒定認為具有重要保存價值的其他會計檔案也應以電子形式保存。,32,2.規(guī)范了電子會計檔案的管理

39、,第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。根據《中華人民共和國電子簽名法》第十三條規(guī)定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；（三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現；（四）簽署后對數據電文內

40、容和形式的任何改動能夠被發(fā)現。,33,第八條 數據電文的真實性： 1、生成、儲存或傳遞數據電文的方法的可靠性； 2、保持內容完整性方法的可靠性； 3、用以鑒別發(fā)件人方法的可靠性； 4、其他相關因素,３.延長了會計檔案的保管和移交期限,原因：,一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國家檔案局對機關和企業(yè)檔案的定期保管期限進行了調整，《機關文件檔案材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號

41、）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）分別將機關文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。,二是與有關法律法規(guī)相協調的需要。會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據。民事案件的訴訟時效最長為20年，加上訴訟開始前事件已經存在一定的時間了，民事案件常常需要20年以前的會計檔案作為證據，但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經濟糾紛案審判中曾遇到過由于會計檔案到期已銷毀而無法判定欠款是

42、否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時效最長為20年，建議將會計憑證和會計賬簿的保管期限修改為20年以上。,三是與資產存續(xù)期限相協調。各單位都認為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產相關的會計檔案，在到保管期限內，與其相關的資產仍在使用或存續(xù)，與此有關的會計檔案需要調閱查用。,,四是貫徹以人為本的理念。大量會計檔案與人有關，與人有關的檔案會在較長時間內需要查閱利

43、用。原《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限遠遠短于其他與人有關的檔案的保管期限，為了維持各單位員工或社會其他成員的合法權益，將會計檔案的保管期限適當延長是必要的。,五是現實使用反映會計原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會計檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會計檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個側面反映了會計檔案保管期限有延長的必要。,六是考慮電子會計檔案的特點。與紙質載體相比，電

44、子會計檔案對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。,七是滿足當前反腐需要?，F存會計檔案保管期限標準不能滿足責任追查的需要。,八是原《辦法》設定的會計檔案定期保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案的具體保管期限時往往無法很好掌握。,３.延長了會計檔案的保管和移交期限,第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一

45、天算起。本條對會計檔案保管期限定期的設置進行了重新規(guī)范。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結合會計檔案的實際利用需求，本次修訂將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類，并將原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計

46、資料的最低保管期限延長至10年。,36,３.延長了會計檔案的保管期限,第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。本條對會計檔案保管期限的靈活處置原則進行了規(guī)定。 本條是對第十四條的補充。即各單位在劃分檔案保管期限時，可不限于永久、30年、10年三個時間期限，而可根據自

47、身實際需要，劃設會計檔案的保管期限，但其劃設的會計檔案保管期限不得低于《管理辦法》規(guī)定的各類會計檔案的保管期限要求。如應劃分為永久的會計檔案不得定為50年。 單位的會計檔案如不能與《管理辦法》附表中的各類會計檔案名稱一一對應，可以根據會計檔案的使用價值劃定保管期限。如具有憑證價值的會計檔案應參照憑證類會計檔案，最低保管期限為30年。,37,３.延長了會計檔案移交的期限,第十一條 當年形成的會計檔案，在年度終了后，可由單位會計管理

48、機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交，應當經檔案管理機構同意。 單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年?！页黾{人員不得兼管會計檔案 VS原《管理辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構保管一年，一年后應當移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。,4.完善了會計檔案的銷毀程序,簽定——銷毀——監(jiān)銷原《管理辦法》規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。

49、,39,4.完善了會計檔案的銷毀程序,第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。第十六條、十七條主要規(guī)范已到最低保管期限的會計檔案的鑒定工作。各單位應定期對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并

50、根據鑒定結果，對保管期滿的會計檔案進行相應的處置。會計檔案的鑒定周期、頻率可視單位的實際情況而定。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次鑒定工作。,40,4.完善了會計檔案的銷毀程序,——鑒定——人員：對保管期滿的會計檔案進行鑒定，應由單位檔案管理機構牽頭組織，參加人員至少應包括會計管理機構、審計機構等單位內設機構的人員，內部設置紀檢監(jiān)察部門的，應邀請紀檢監(jiān)察部

51、門的人員參加，必要時還應邀請單位法律部門的人員參加。 ——鑒定——程序：1.可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結論。鑒定結論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。初步鑒定結論提出后，形成初步鑒定意見。2.單位應成立由主管領導、相關職能部門、專業(yè)技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），對初步鑒定意見進行討論審定，形成正式鑒定意見書。單位檔案鑒定委員會（或小組）組成可參照《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（DA

52、/T47）的7.7.1或《機關檔案業(yè)務建設規(guī)范》（國檔發(fā)[1987]27號）中8.2有關內容。,41,4.完善了會計檔案的銷毀程序,對于具有繼續(xù)保存價值的會計檔案，應重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計檔案，通常包括兩種情形：一種是需保存較長時間的，建議以鑒定時點為起點，仍按《管理辦法》附表列示的保管期限進行劃定；另一種是因債權債務未了需要繼續(xù)保存的，會計檔案繼續(xù)保存至債權債務事項結束即可。,42,4.完善了會計檔案的銷

53、毀程序_銷毀,第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。（二）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔

54、案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。,43,4.完善了會計檔案的銷毀程序—監(jiān)銷,監(jiān)銷是保證檔案銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進行的一項制度安排。 原《管理辦法》規(guī)定，“銷毀會計檔案時，應當由單位檔案管理機構和會計管理機構共同派員監(jiān)銷。國家機關銷

55、毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。 新《管理辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進一步明確了單位內部組織監(jiān)銷的有關要求，即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！?44,4.完善了會

56、計檔案的銷毀程序,,45,5.明確了會計檔案的出借和出境要求,第十三條第二款“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)?！?VS原《管理辦法》規(guī)定，“各單位保存的會計檔案不得借出”,5.明確了會計檔案的出借和出境要求,第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。會計檔案出境必須符合以下國家有關規(guī)定：1.《中華

57、人民共和國檔案法》第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復制件，禁止私自攜運出境。”2.《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十五條第五款規(guī)定“未經有關主管部門批準，不得攜帶、傳遞國家秘密載體出境。”,47,集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確

58、保檔案完整和安全的措施;必要時，可以收購或者征購?！　∏翱钏袡n案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣;向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，應當按照有關規(guī)定由縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準。嚴禁倒賣牟利，嚴禁賣給或者贈送給外國人。,5.明確了會計檔案的出境要求,3.《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條規(guī)定“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經國家檔案局審查批準。各級國

59、家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關憑批準文件查驗放行?！?48,5.明確了會計檔案的出境要求,4. 《關于加強在境外發(fā)行證券與上市相關保

60、密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監(jiān)管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應當依法報有審批權限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應當報有關保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關證券公司、證券服務機構和境外監(jiān)管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重

61、大利益的檔案的，應當依法報國家檔案局批準?！?49,強調一點：會計檔案的移交,《管理辦法》第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。重點把握三點： （一）會計檔案移交的基本原則 能夠確定檔案歸屬的，會計檔案交由確定的檔案歸屬單位保管；不能確定檔案歸屬的，會計檔案應移交給單位主管部門或所在地國家檔案館；未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方或承

62、接方保存。 （二）搞清楚“建設單位”是什么 建設單位不同于勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位，它是項目建設過程的管理方，也就是建設工程合同的甲方、項目法人。建設單位也不等同于業(yè)主。業(yè)主是建設形成的實體（物權）的所有者，即建設項目接受單位。如果業(yè)主直接負責項目的建設，那么業(yè)主就是建設單位；如果業(yè)主或第三方出資，由項目法人建立的單位實際管理建設全過程，那么這個實際管理建設項目的單位就是建設單位。 建設單位在項目建設期間形成

63、的會計檔案需要移交給建設項目接受單位的，按照《管理辦法》第二十四條處理。,50,強調一點：會計檔案的移交,（三）電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接收單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。,51,新舊辦法銜接,為確保新《管理辦法》的有效貫徹實施，實現新舊管理辦法平穩(wěn)過渡，2016年3月8日，財政部、國家檔案局印發(fā)了《關于

64、新舊有關銜接規(guī)定的通知》（財會〔2016〕3號），分別對保管期限和電子會計資料歸檔的銜接進行了規(guī)定。,52,新舊辦法銜接,1．關于保管期限的銜接（1）新《管理辦法》與原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限不一致的，按照新《管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。（2）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于201

65、5年12月31日前鑒定予以繼續(xù)保管的會計檔案，應按照新《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限減去已保管期限，下同）,53,,,,,,,新舊辦法銜接,1．關于保管期限的銜接（3）已到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定進行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應按照新《管理辦法》的規(guī)定組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應按照新

66、《管理辦法》確定繼續(xù)保管期限。（4）未到原《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限的會計檔案，應按照新《管理辦法》的規(guī)定重新劃定保管期限。比如，2010年形成的會計憑證，按照原《管理辦法》至少應保存至2025年底，按照新《管理辦法》，至少應保存至2040年底。,56,新舊辦法銜接,2．關于電子會計資料歸檔的銜接（1）單位如在新《管理辦法》施行前已利用現代信息技術手段開展會計核算和會計檔案管理，其有關工作符合 《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財