電子文件歸檔與管理規(guī)范gbt18894-2002

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范（電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT188942002）作者：檔案館文章來源：本站原創(chuàng)點擊數(shù)：7082更新時間：200912211、范圍本標準規(guī)定了在公務活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。本標準適用于黨政機關產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。2、規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨

2、后所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。DAT18檔案著錄規(guī)則DAT22歸檔文件整理規(guī)則3、術語和定義下列術語和定義適用于本標準。3.1電子文件electronicrecds指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。3.

3、2歸檔電子文件archivalelectronicrecds指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件（3.1）3.3背景信息context指描述生成電子文件（3.1）的職能活動、電子文件的作用、辦理過、完整性和有效性。4.2應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。4.3應明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子

4、文件的質量。4.4歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。4.5具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。4.6應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。5、電子文件的真實性、完整性和有效性保證5.1應建立規(guī)范的制度和工作程序并結合相應的技術

5、措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。5.1.1登記處理過程中的相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。5.1.2登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。5.1.3登記處理過程中產(chǎn)生的責任憑證信息（指示、簽名、印章、代碼等）。5.1.4登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。5.2應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性