前臺接待崗位說明書_第1頁
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文檔簡介

1、行政前臺接待崗位說明書行政前臺接待崗位說明書崗位名稱:崗位名稱:行政前臺接待所屬部門:所屬部門:辦公室直接上級職位:直接上級職位:辦公室主任行政前臺的工作職責行政前臺的工作職責一、日常接待1.接待來訪者:接待不明目的的來訪者,先問清對方來訪原因,根據原因來看來者是否是無關人員,還是需要找公司相關人員再進行接待。2.接待咨詢者,若有咨詢者來訪,應及時請實驗室或辦公室相關工作人員來協(xié)助接待。3.接聽轉接電話:前臺是總機電話,一般電話撥入后都

2、需轉接其他分機,根據通訊錄的分機號碼,準確的進行電話轉接;接聽咨詢電話,若在前臺接到咨詢電話,如對方不明確自己的咨詢顧問是誰,直接將電話轉接至相關部門助理處。4.接待推銷人員:上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷,應婉轉拒絕,告知上班時間在公司推銷,會影響他人工作,若有員工需要他們的服務,告知相關部門員工直接與其對接。并簽字,然后給予發(fā)放;4.結算:每月底聯(lián)系辦公用品供應商提供本月未結貨款清單及發(fā)票,確認無誤后,填寫支出單,報財務人員

3、審批后通知供應商前往領款。(三)、日常事務1.保證行政電子設備的正常使用,包括:掃描儀、傳真機、復印機等,若機器出現故障,及時聯(lián)系供應商解決問題;2.每周一定時查看公司信箱,將信件發(fā)放至員工手中;3.公司備用門卡的管理,前臺應妥善保管備用鑰匙以備公司人員有緊急情況時使用;4.公司有人員招聘時,協(xié)助綜合部門電話通知應聘人員各項事宜;5.收發(fā)傳真,協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務傳真;6.協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調公司內部活動,如員工生日會、公司集體活動

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