電算化畢業(yè)論文---淺析電算化條件下的內部會計控制

1、<p>　　淺析電算化條件下的內部會計控制</p><p>　　[摘要]隨著電子信息技術的普及，會計電算化在社會經濟中的運用越來越廣泛,隨之而來的如何處理我國的會計電算化的問題也越來越引起人們的關注。會計電算化是電子計算機為代表的現代數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。隨著計算

2、機技術的迅猛發(fā)展，會計電算化由簡單的數值計算發(fā)展到全面數值核算，進而到具有人工智能的會計管理信息系統階段，會計電算化進一步向深層次發(fā)展，這些變革給企業(yè)帶來巨大效益，使企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。同時，也給企業(yè)內部控制帶來許多前所未有的新問題，對企業(yè)內部控制制度造成了極大沖擊。本文主要探討了在會計電算化條件下內部會計控制的變革、內容及完善設想。</p><p>　　[關鍵詞]電算化，內部會計控制，

3、變革，內容，完善設想</p><p>　　一、會計電算化條件下內部控制的變革</p><p>　　在會計電算化系統中，內部控制的目標仍然是確保法規(guī)的貫徹、保護單位資產的安全和完整、提高單位經營管理水平、促進會計信息質量的提高。因此，許多手工會計核算系統內部控制的基本要求在會計電算化系統中仍然有效。然而，隨著現代信息技術在財會領域的廣泛應用，使得原有的會計內部控制制度和方法在各方面都受到了挑

4、戰(zhàn)。建立在會計電算化系統基礎上的內部控制較之手工會計已有了很大的變革。</p><p>　?。ㄒ唬嫅{證的形式發(fā)生了改變</p><p>　　在電算化會計系統中，會計和財務的業(yè)務處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化。一是各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面

5、形式的資料減少了，有些甚至消失了。二是由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。三是原來書面形式的各類會計憑證轉變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質上。因此，控制的重點由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ?、機控制為主的，控制的

6、程序也應當與計算機處理程序相一致。 （二）數據處理的集中性使會計工作組織發(fā)生了質的變化 在手工會計的組織方式下，企業(yè)的會計部門常按經濟業(yè)務的性質分為不同的職能中心或不同的工作崗位。在這一組織方式下，不同崗位的人員各司其職，彼此構成一個內部牽制網，十分嚴密，因而很少出現錯漏或舞弊的行為。而一旦出</p><p>　?。ㄈ﹥炔靠刂浦贫扔辛诵碌膬热?，控制范圍擴大</p><p&g

7、t;　　由于計算機技術、網絡技術等現代信息技術的引入,一方面使一些會計工作的形式發(fā)生變化,另一方面也給會計工作增加了一些新的工作內容;同時使內部會計控制的范圍更廣,包含了手工會計系統所沒有的一些內部控制,因而會計電算化信息系統下的內部控制制度也必須要有新的內容。如對系統開發(fā)過程中的控制、數據編碼的控制、調用修改程序的控制及結帳時間的控制和設備的接觸控制等系統的權限控制制度等。</p><p>　　二、會計電算化系

8、統下的內部控制內容</p><p>　?。ㄒ唬┙M織與管理控制</p><p>　　組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定權限的劃分等形式進行的控制。其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約，防止或減少舞弊發(fā)生的目的。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫话〞嬛鞴?、出納、會計核算、稽核會計檔案管理等工作崗

9、位。電算化會計崗位包括系統管理、操作、進行維護等工作崗位，其中較重要的崗位有系統管理和審核崗位。系統管理主要負責系統的軟硬件管理工作，從技術上保證系統的正常運行，包括掌握網絡服務器及數據庫的超級口令，負責網絡資源分配、監(jiān)控數據保存方式的安全性、合法性、防止非法修改歷史數據的現象；對系統運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞等，有效地限制和及時發(fā)現錯誤或違法行為。由于會計電算化知識和功能相對集中，我們必須制定相應的組織與管理控制，明確職責分工，

10、加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門和用戶部門的職責相分離，用戶部門指產生原始數據的部門或人員，在這兩者之間進行職責分工的目的是盡可能保持不相容職能的分離，以及在電算化部門內部的職責分離，通過進行內部職責分工，以補救不相容職能集中化的不足。</p><p><b>　?。ǘ┪臋n控制</b></p><p>　　文檔控制指對企業(yè)系統的證、帳、表以及有關的軟件技術控

11、制的同時，還應當建立相應的檔案管理制度。文檔控制首先要進行數據備份，建立備份目的在于防止存儲介被破壞而帶來損失。一般要按日、月、年對憑證、明細帳、余額表、會計報表、各種代碼等進行備份。備份是要詳細記錄備份時間、備份內容、備份人、備份份數等。一般一套數據除保留在計算機硬盤上的以外，還至少應保存兩套完整的軟盤或磁盤或其他硬盤備份。另外，程序或數據結構發(fā)生變化時要備份兩份。</p><p><b>　?。ㄈ?/p>

12、系統開發(fā)控制</b></p><p>　　它是一種預防性控制,目的是防止電算化系統開發(fā)階段的錯誤和偏差,確保系統開發(fā)過程及內容符合內部控制的要求和有關標準。開發(fā)系統前,要進行有效的可行性研究,使系統的每項設計都等滿足單位的會計工作要求,并能適當滿足單位發(fā)展前景的要求;系統開發(fā)過程中還要留下審計線索,以保證日后審計工作的需要。電算化系統正式投入運行前,要對有關人員進行培訓,還要和手工會計工作并行一段時間

13、,并經過有關主管部門和財政部門的評審驗收,以證明新系統的合理合法性。</p><p>　?。ㄋ模┫到y的維護控制</p><p>　　系統的維護指日常為保障系統正常運行而對系統軟硬件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統維護控制就是針對這些工作而實施的控制。系統運行過程中出現硬件故障要及時進行故障分析，并做好記錄，而軟件維護包括正常維護、適應性維護和完善性維護，在軟件修改升級和

14、硬件系統過程中，要保證實際會計數據的連續(xù)和安全。并由有關人員進行監(jiān)督。</p><p>　?。ㄎ澹┫到y的操作控制</p><p>　　為了保證數據處理的準確性和安全性，必須制定和執(zhí)行各種標準的操作管理規(guī)程。</p><p><b>　　1、業(yè)務發(fā)生控制</b></p><p>　　即程序檢查。在經濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機

15、的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，如反映業(yè)務發(fā)生的科目代碼是否有效、操作口令是否準確、經濟業(yè)務是否超出了合理的數量、價格等的變動范圍等等。采用相應的控制程序，以甄別、拒絕各種無效的、不合理的及不完整的經濟業(yè)務。</p><p><b>　　2、數據輸入控制</b></p><p>　　其目的是防止未經審核的會計數據輸入計算機系統內，并保證經

16、審核的數據均能完整、準確輸入并轉化。由于計算機處理數據的能力很強，處理速度非?？?，一旦出錯，影響極大，因此，企業(yè)應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。數據輸入控制首先要求輸入的數據應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查；其次，應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗，如總數控制校驗、平衡校驗、數據類型核驗、重復輸入校驗等。</p><p><b>　

17、　3、數據處理控制</b></p><p>　　指對計算機會計系統進行數據處理的有效性和伸縮性進行的控制。計算機系統對數據驗證、計算、比較、合并、排序、文件更新和維護、改錯等內部運算、存儲等一系列動作的校驗、判斷及提高措施。處理控制的目的在于保證會計資料依照預定的程序進行處理，從而達到正確的會計處理結果。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數值

18、有效范圍的檢查、記錄總數的檢查等。文件控制包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。 </p><p><b>　　4、數據輸出控制</b></p><p>　　輸出控制的主要目的是為了保證計算機輸出結果的正確性、可靠性、及時性和必要的保密性,保證輸出的接觸人員是僅限于經過授權的人員。為此,要對打印或下載的文檔資料嚴格控制,對儲存輸出數據的

19、各種磁盤或其他磁性介質也要采取各種控制措施,并建立輸出資料控制制度,由專人負責分發(fā)、保管并登記輸出資料的使用者、分發(fā)日期、打印份數或下載情況;同時對發(fā)生的差錯、丟失、泄密等事故要進行記錄,仔細檢查、分析形成事故的原因是操作員的過錯還是程序本身的,并能采取相應的避免措施或改進措施。</p><p>　?。ㄎ澹┫到y的安全控制</p><p>　　電算化會計信息系統應該層層設防、嚴加防范,主要包

20、括硬件安全控制、軟件安全控制、網絡安全控制和實體安全控制等。訪問授權是計算機技術中一種常見的控制手段,它可以保證會計信息只能由授權人訪問,以防止非授權者的訪問、復制、修改和破壞,并且系統一旦被破壞仍保證能利用會計檔案備份迅速恢復正常。無論是正常操作還是非法操作都必須由上機日志記錄在案,即使發(fā)生問題,也可以根據權限范圍以及上機日志迅速追查事故原因,以便分清責任、解決問題。</p><p>　　三、完善會計電算化系統

21、內部控制的設想</p><p>　　會計電算化系統內部控制體系可以從宏觀和微觀兩個方面著手。</p><p><b>　?。ㄒ唬┖暧^方面</b></p><p>　　1、營造一個完善的會計控制環(huán)境</p><p>　　這是整個內部控制系統的基石。具體來講，就是要盡快真正建立現代企業(yè)制度，實現產權明晰、權責清楚、管理科學、

22、政企分開，從產權制度上保證內部控制制度的有效實施，使所有者能有效行使職權，加強對全體管理者所實施的監(jiān)控；同時也使管理者能明確自己的職責權限，進一步強化對生產經營管理過程的監(jiān)督與控制?？傊?，只有通過產權制度改革，建立現代企業(yè)制度，企業(yè)才會有動力去實施內部會計控制，內部會計控制才能發(fā)揮出其應有的作用。</p><p>　　2、在法規(guī)、準則制度上完善對會計電算化信息系統的內部控制機制的規(guī)范</p><

23、;p>　　目前，財政部已陸續(xù)頒布了一系列內部會計控制規(guī)范文件，如《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。按法規(guī)和準則開發(fā)和發(fā)展計算機會計系統可以使企業(yè)計算機會計系統更加可靠、更加完善，有利于對系統的維護和進一步的發(fā)展、更新。 財政部和主管部門應制定內部控制工作指南，對企業(yè)電算化會計信息系統內部會計控制工作提出指導和建議。</p><

24、;p>　　3、加強系統安全與網絡的安全控制</p><p>　　加強系統安全控制的主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源、減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦；（2）設置操作權限限制；（3）操作人員身份的密碼控制；（4）數據存儲和處理相隔離；（5）機房的工作環(huán)境保護。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。針對

25、這些方面，可采用一些安全技術，主要包括：數據加密技術，訪問控制技術，認證技術等。網絡傳輸介質、接入口的安全性也是應該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過上述技術可基本確保財務信息在內部網絡及外部網絡傳輸中的安全性。</p><p><b>　?。ǘ┪⒂^方面</b></p><p>　　1、加強會計電算化系統內部的符合性控制</p>&l

26、t;p>　　符合性控制是對會計電算化系統內部控制的完整性、有效性和實施情況進行控制。符合性控制可通過控制抽樣確定控制范圍，找出內部控制的弱點，確定內部控制的可靠性情況。進行符合性控制時，需要在明確控制目標的基礎上確定一定的控制標準進行判斷，這些控制標準主要指內部控制系統的健全性、有效性和完善性等方面的控制指標。</p><p>　　2、加強人員職能權限控制</p><p>　　必須制

27、定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產生原始數據的部門或人員，在這兩者之間進行職責分工的目的，是盡可能保持不相容職能的分離，以及在電算化部門內部的職責分離。任何組織機構的設置都必須貫徹五分離原則：（1）業(yè)務審核與計算機操作相分離。（2）輸入數據準備與計算機操作相分離。（3）輸出文件處理與計算機操作相分離。（4）程序編寫修改與計算機操作相分離。（5）程序和數據

28、文件的保管與計算機相分離。通過進行內部職責分工以補救不相容職能集中化的不足。</p><p><b>　　3、加強內部審計</b></p><p>　　內部審計既是公司、企業(yè)內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為，內部審計必須包括以下幾個方面：（1）對會

29、計資料定期進行審計，電算化會計帳務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合公司內控制度，憑證附件是否規(guī)范完整；（2）審查機內數據與書面資料的一致性，如查看帳冊內容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應及時調整；（3）監(jiān)督數據保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數據的現象；（4）對系統運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。</p><p><b>　　4、加強人事

30、管理</b></p><p>　　提高財務人員素質是會計電算化的一門邊緣學科，它涉及到財會理論及實務知識、計算機知識、管理科學信息系統開發(fā)技術等多方面的知識，對財務人員的綜合素質要求很高。加強財務人員管理，不斷提高他們的綜合素質，是有效防范電算化系統內部控制風險的防范教育，增強風險防范意識，經常開展政治和業(yè)務培訓，不斷提高財務人員的思想素質、職業(yè)道德素質和業(yè)務素質。</p><p&

31、gt;　　綜上所述，電算化的內部控制制度關鍵是在企業(yè)內部建立一個科學的會計管理信息系統或體系，以保證資產和資源的安全，保證包括會計信息在內的一切經濟信息的完整、正確與可靠，有效地考核評價各部門的業(yè)績，以促進經濟效益的提高。隨著科技的發(fā)展，在給電算化會計系統提供更廣泛應用的同時，也給內部控制帶來一些新的難題，但可以相信只要抓住控制問題的關鍵所在，就能為會計電算化打開一片更廣闊的空間，會計電算化的發(fā)展就更能適應時代的要求，發(fā)揮更大的作用。&

32、lt;/p><p><b>　　[參考文獻]</b></p><p>　　[1] 燁子. 《會計業(yè)如何做細》 2002, 第三章. 74--75</p><p>　　[2] 唐勇軍. 《網絡環(huán)境下的會計信息內部控制研究》.《財會通訊》. 2003.（10 ）</p><p>　　[3] 陳玉菁.《新<會計法&